Objectifs
Après cette formation, les participants seront capables de :
- Trier et prioriser les courriels entrants en personnalisant l'affichage pour traiter les urgences.
- Automatiser l’organisation de la messagerie par la création de filtres et de libellés.
- Optimiser la recherche d'informations en utilisant les outils de filtrage avancés.
- Piloter son activité via l'agenda en gérant la planification de rendez-vous et les calendriers partagés.
Programme
Module 1 : Configuration et Personnalisation de l’Environnement de Travail
- Initialisation du compte : Paramétrage des préférences d'affichage et ergonomie de la boîte de réception.
- Identité professionnelle : Création d'une signature électronique conforme à la charte graphique et gestion des paramètres d'envoi.
- Gestion des flux : Mise en place des réponses automatiques pour la gestion des périodes d'absence.
Module 2 : Organisation et Automatisation de la Messagerie
- Système d'archivage : Utilisation des libellés pour une classification structurée des courriels.
- Automatisation des processus : Création de filtres pour le tri et le transfert automatique des messages entrants.
- Gestion des priorités : Utilisation des fonctionnalités de mise en attente (Snooze) et des indicateurs d'importance.
- Sécurité : Administration des expéditeurs approuvés et gestion des courriers indésirables.
Module 3 : Recherche Avancée et Traitement de l’Information
- Exploitation du moteur de recherche : Maîtrise des opérateurs de recherche pour une récupération rapide des données
- Optimisation de l'espace : Méthodes de tri et de suppression pour la maintenance du volume de stockage.
- Productivité : Utilisation des modèles de réponse pour standardiser les échanges récurrents.
Module 4 : Planification et Coordination
- Gestion d'agenda : Planification d'événements, gestion des invitations et des récurrences.
- Collaboration : Partage de calendriers et consultation des disponibilités des collaborateurs.
- Aide à la décision : Mise en œuvre de sondages de planification pour la coordination de réunions.
Module 5 : Gestion Documentaire et Travail Collaboratif
- Structure de stockage : Organisation des dossiers et gestion de l'importation de documents.
- Partage sécurisé : Substitution des pièces jointes par des liens de partage Drive pour optimiser les flux.
- Administration des droits : Gestion fine des autorisations d'accès (lecture seule, commentaire ou édition).
Commentaires validation
- Non prévu