Objectifs

• Evaluer les applications potentielles de l’IA sur ses tâches récurrentes et à plus faible valeur ajoutée, en identifiant les processus concernés, en s'appuyant sur les principes et possibilités des technologies IA tout en repérant leurs avantages et limites, afin de sélectionner les solutions IA permettant de gagner en efficacité et en productivité.
• Générer des rapports, comptes-rendus, analyses et synthèses avec l'IA, sur la base de données textuelles ou audios, en personnalisant et en exploitant les fonctionnalités de solutions IA générative et de transcription automatique, en y intégrant des prompts précis, contextualisés et testés pour chaque type de livrable à produire, et en l’alimentant avec des exemples de résultat attendus, afin d'améliorer la qualité des informations fournies aux parties prenantes et de faciliter le processus décisionnel.
• ·Optimiser la planification et la gestion des agendas avec l’IA, en exploitant les fonctionnalités de solutions IA spécifiques, en identifiant et en configurant les objectifs, données à synchroniser, variables, contraintes et critères de priorités, et en alimentant la solution IA avec des données historiques pour améliorer ses performances, afin de renforcer l’agilité et l’efficacité organisationnelles.
•  Automatiser la gestion de l'information et de la communication avec l’IA, en exploitant les fonctionnalités de solutions IA spécifiques, en configurant les règles de tri, de classification, de détection des urgences, et en générant des réponses prédictives, pré-rédigées ou personnalisées, afin d'améliorer la réactivité et la qualité de traitement.
•  Inscrire son utilisation de l’IA dans une démarche qualité et responsable, en exécutant des protocoles de vérification et d’ajustement des contenus générés par l’IA tout en veillant à les rendre accessibles aux destinataires en situation de handicap, et en appliquant les bonnes pratiques en matière de protection des données et d’usage éthique de l’IA, afin d’en assurer une exploitation fiable, sécurisée et inclusive.

Programme

•  Diagnostic et exploration des opportunités IA
  • Repères dans l’univers de l’IA
    • Introduction à l’IA : principes, fonctionnement et usages en contexte administratif
    • Les types d’IA (générative, automatisation, prédictive, décisionnelle, NLP, etc.)
  • Les possibilités de l’IA sur le champ administratif et opérationnel
    • Identification individuelle de tâches récurrentes à faible valeur ajoutée
    • Sélection et test guidé de solutions IA simples (ChatGPT, Copilot, Notion AI…)
•  La production de livrables professionnels avec l’IA
  • Le prompt appliqué aux livrables administratifs
    • Rappel des enjeux de qualité, fiabilité et traçabilité des contenus générés par l’IA
    • Principes du prompt engineering : rôle, contexte, objectifs, contraintes, format attendu
  • La génération de rapports, comptes rendus et synthèses 
    • Choix d’un cas réel ou réaliste de production documentaire (CR de réunion, note de synthèse, rapport interne)
    • Construction guidée d’un prompt adapté au contexte professionnel, au public cible et aux attendus
    • Génération du livrable avec une solution d’IA générative (ex. ChatGPT, Copilot, Claude…)
    • Ajustement et amélioration du résultat par itérations successives (fond, forme, structure, niveau de détail)
  • L’exploitation des fonctionnalités avancées des outils d’IA générative
    • Présentation des fonctionnalités utiles : espaces personnalisés, historiques, modèles, intégration d’exemples
    • Méthodologie de test et de validation des contenus produits
    • Identification des limites et points de vigilance (hallucinations, biais, données sensibles)
• L’optimisation de la planification et de la gestion des agendas 
  • Les enjeux d’une planification assistée par IA
    • Freins et limites des outils classiques de gestion du temps (Outlook, Google Calendar, Excel, etc.)
    • Avantages des solutions IA dédiées à la planification : agilité, automatisation, intégration, anticipation
  • Les solutions IA de planification
    • Présentation fonctionnelle de plusieurs outils spécialisés : Reclaim.ai, Gemini et Google Calendar, Trevor AI, Copilot studio, …
    • Analyse comparative des fonctionnalités : synchronisation, priorisation, blocs de temps, apprentissage à partir des historiques
  • Le paramétrage d’une solution IA selon ses contraintes professionnelles
    • Définition des objectifs d’optimisation : disponibilité, productivité, gestion des imprévus
    • Identification des données à synchroniser, des variables à intégrer (déplacements, réunions, plages fixes), des critères de priorité
• L’automatisation de la gestion de l'information et de la communication avec l’IA
  • Les enjeux d’automatisation des flux d’information

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